Fehler in der Trainingsorganisation vermeiden

Fehler bei der Trainingsorganisation

Kleine Fehler bei der Trainingsorganisation können zu bösen Überraschungen in der Durchführung führen

Was alles passieren kann…

Im Laufe vieler Jahre in der Branche der Trainingsorganisation haben wir wahrscheinlich die meisten Fehler gesehen, erlebt und zum Teil auch selbst gemacht, die bei der Organisation von Seminaren vorkommen können. Das hat unseren Blick geschärft für die Dinge, auf die wir achten müssen in der Planung und Durchführung von Trainings. Natürlich gibt es keine 100%ige Sicherheit, dass alles glatt läuft, dafür gibt es zu viele Unwägbarkeiten. Auch das haben wir erlebt. Mit Hochwasser im Seminarhotel, einem gestrichener Flieger, mit dem die Referenten anreisen sollten und einem Veranstalter, der einfach vergessen hatte, uns mitzuteilen, dass er das Seminar wegen interner anderer Prioritäten komplett abgesagt hatte.

Fehler in der Trainingsorganisation vermeiden

Die typischen und häufigen Schwierigkeiten lassen sich jedoch voraussehen. Im Folgenden finden Sie daher eine Liste typischer Fehler, die in der Trainingsorganisation vorkommen. Wenn Sie selbst Trainings planen und durchführen, kann Ihnen diese Liste helfen, einige Fallen zu vermeiden. Oder Sie entscheiden sich, das Trainingsmanagement in unsere kompetenten Hände abzugeben. Dann müssen Sie sich um diese Details fortan nicht mehr kümmern…

Die folgende Einteilung in Fehler bei der Trainingsplanung und bei der Seminardurchführung ist sicherlich etwas willkürlich, da die meisten Fehler bereits in der Planungsphase angelegt sind, auch wenn sie sich meist erst in der Durchführungsphase zeigen.

Einige typische Fehler bei der Seminarplanung

  • Die inhaltlichen oder atmosphärischen Ziele des Seminars werden bei der Wahl des Tagungsorts und der Trainingsorganisation nicht berücksichtigt.
  • Die Trainingsorganisation wird zu spät begonnen. Dadurch ist die Auswahl möglicher Locations bereits stark eingeschränkt und die Preise sind höher als nötig.
  • Es werden keine für den Ausrichter günstigen Stornoregelungen vereinbart, so dass selbst eine langfristige Absage teuer wird.
  • Die Auswahl der Termine findet ohne Berücksichtigung von Feiertagen, Brückentagen und Schulferien (in allen Bundesländern, aus denen Teilnehmer kommen) statt.
  • Nicht berücksichtigte Messetermine machen die Hotelkosten deutlich teurer als nötig.
  • Der Tagungsort ist ungünstig gelegen und schwer mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.
  • Bei der Wahl des Tagungsraums wird nicht berücksichtigt, dass ein Teilnehmer im Rollstuhl kommt und der Zugang ist nicht behindertengerecht.
  • Der Raum ist für die Anzahl der Teilnehmer zu klein oder es wird nicht berücksichtigt, dass Platz für Übungen etc. benötigt wird.
  • Die gebuchten Gruppenräume sind in dem großen Tagungszentrum weit verstreut, so dass viel Wegezeit verloren geht und der Trainer die Gruppen kaum während der Arbeitsphasen betreuen kann.
  • Die Art der Bestuhlung ist für den geplanten Seminartyp und die angestrebte Atmosphäre ungeeignet.
  • Bei einem Kundenseminar wird nicht gleichzeitig geplant, wie die Weiterbildung gezielt in der Kundenbindung oder sogar zur Auftragsgenerierung eingesetzt werden kann.
  • Die Trainer oder Referenten werden nicht in die Raumplanung eingebunden und Ausstattungswünsche werden nicht oder zu spät abgefragt.
  • Die benötigte Technik oder Ausstattung wird nicht oder zu spät bestellt.
  • Die Pausenzeiten werden nicht zwischen Trainer und Hotel abgestimmt, so dass entweder der Kaffee und die warmen Snacks kalt werden oder die Teilnehmer vor einem leeren Pausenbuffet stehen.
  • Die Kostenübernahme für Parken, WLAN, Minibar etc. für die Teilnehmer und die Referenten am Tagungsort wird nicht im Vorfeld geklärt.
  • Das gebuchte Rahmenprogramm ist kontraproduktiv zu den wichtigsten Botschaften oder der gewünschten Atmosphäre des Seminars oder Workshops. Z. B. sehr kompetitiv bei einem Teamworkshop.
  • Nach der Anmeldung wird die Teilnahme nicht noch einmal bestätigt und es wird keine Kalendereintragung verschickt.

Einige typische Fehler bei der Trainingsdurchführung

  • Die Wegzeiten zwischen Bahnhof oder Flughafen und Tagungsort sind so knapp kalkuliert, dass die Teilnehmer bereits gehetzt im Seminar ankommen.
  • Die Ausschilderung ist nicht abgesprochen und die Teilnehmer finden den Raum nicht, weil die Bezeichnung des Seminars, die das Hotel nutzt, nicht dem an die Teilnehmer kommunizierten Titel entspricht.
  • Der bestelle Tagungsraum hat mitten im Raum eine Säule, die die Sicht für viele Teilnehmer behindert.
  • Der bestellte Raum erweist sich als fensterlos, so dass die Atmosphäre für das Kreativseminar alles andere als förderlich ist.
  • Der Tagungsraum hat keine Klimatisierung, was an heißen Tagen das Seminar trotz spannender Inhalte zur Qual macht.
  • Es gibt keine Namensschilder, obwohl die Teilnehmer sich nicht gegenseitig kennen.
  • Es gibt ein zu schweres Mittagessen, so dass am Nachmittag die Energie der Gruppe leidet.
  • Das Mittagessen dauert zu lange, so dass die Zeit für das Seminar fehlt.
  • Der Seminarraum im Firmengebäude war zwar kostengünstig, aber die Teilnehmer verstreuen sich in den Kaffeepausen im Haus, anstatt sich auszutauschen. Der nötige Abstand vom Tagesgeschäft fehlt.
  • Ein dürftiges Pausencatering macht keinen guten Eindruck (die üblichen Standard-Kekse und Filterkaffee).
  • Spezielle Wünsche von Allergikern, Vegetarieren oder Veganern werden nicht berücksichtigt.
  • Der für den Workshop bestellte Moderatorenkoffer ist so sparsam ausgestattet, dass noch vor der ersten Kaffeepause die wenigen Kärtchen aufgebraucht sind.
  • Die Räume werden direkt nach dem Seminar wieder genutzt, so dass keine zeitliche Flexibilität besteht und die Teilnehmer direkt nach dem Training „hinausgeworfen“ werden.
  • Die Teilnehmerfragebögen werden erst später verschickt. Die Personalentwicklungsabteilung muss deshalb mehrfach an das Ausfüllen erinnern und einige Teilnehmer antworten trotzdem nicht.

Wenn Sie sich um all diese – und noch zahlreiche weitere – Fallstricke bei der Trainingsorganisation nicht selbst kümmern wollen, sprechen Sie uns gerne an, wir unterstützen Sie mit unseren individualisierten Leistungen.